当前位置:首页 > 注册公司流程 >

会议的工作流程包括哪几个阶段,会务工作分为哪几个阶段

  会议的任务和环节非常多,稍有不慎就可能出现疏漏和错误。摸清会议的工作流程,可以让复杂的会议工作变得简洁、清晰、高效。

   01会前计划准备

  会前准备是会议工作的基础和前提。会议的整个过程和每个环节都要精心协调,对可能出现的问题提前做好计划。

   (一)制定计划

  计划是组织会议的总体安排,主要包括会议名称、目的、时间、地点、参加人员、主要议程、会议任务和职责分工。会议计划应简洁、具体、明确,具有较强的可操作性,并须报有关领导审批。会议确定后,主办部门召集各相关部门召开会议协调会,根据会议要求协调各部门落实各自责任。

   (二)明确任务

  在会议筹备阶段,主要有以下任务:

   1.起草会议通知。通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报名时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要准确、有条理、简洁,尤其是时间、地点要明确。时间一般要标注年、月、日,不要使用“明天”、“后天”等易混淆的词语。开会地点要精确到具体楼层和门牌号,比如XXX办公楼六楼第三会议室。

   2.发出会议通知。会议通知有多种方式,如电话、短(微)信、书面和内网邮件等。可根据情况选择一项或多项。通知一定要注意:第一,保密。机密会议不能通过短信、微信发布。第二,负责任,保证会议通知及时送达参会人员。对于书面通知,要制作签收登记表,每份通知都要签字确认。通过电子邮件发送,并采取保留回执的方式。通过短信或微信发送,应要求接收方及时回复。

   3.落实参与者。收集会上请假人员名单,必要时核实情况。与会人员名单要认真核对,确保无出入,请假人员要打印纸质名单,及时向领导或会议主持人汇报。

   4.协调领导出席。根据会议要求,通过当面汇报、电话、短信、微信等方式邀请领导参加会议。重点提醒领导会议时间、地点、主要参加人员(部门)、议程等。开会前1小时左右,以适当方式提醒领导开会时间。

   5.预订会议室。会议时间确定后,要立即联系后勤、物业等会议室管理服务,预订会议室,并请物业服务人员协助做好清洁、桌椅摆放等前期准备工作。如有外单位人员参加,应提前制作引导卡。

   6.打印和发布会议说明。省级业务会议、全行干部职工大会、年中会议等大型会议。要发表会议纪要,要做到用词准确,表达清楚,考虑周到,简明扼要。主要内容包括:会议纪律要求、日程安排、日程安排、参会人员名单、分组名单、住宿或大巴安排、值班电话、会议人员名单及联系方式、注意事项等。

   7.制作会议文件。根据会议需要,制作代表证、出境(列)席证、出入证、工作证、车辆通行证等证件。文件制作应结合会议主题和内容,遵循美观、大方、经济的原则,便于识别、管理和安全。

   8.场地布置。指主裙房及附属设施的布局。总体要求规范、和谐、庄重、大方,与大会主题和内容相一致。第一,合理布置讲台。主席台是会场的焦点和中心,体现了整个会议的风格和氛围,是会场布置的重点。要综合考虑会议性质、台上就座人数、领导出入方便、主席台大小等因素。第二,附属设施的调试。主要有音响,灯光,投影设备。根据会议需要,安排适量的话筒并放在合适的位置,提前逐个进行试听,确保每个话筒都能正常使用。如果需要播放音乐,要提前试听一次,最好做好备份,确保安全。检查场馆内的照明是否有损坏。如有损坏,需提前维修更换;提前准备好摄像头和麦克风的电源。有投影演示的时候,要提前排练,灯光要根据需要调节。

   9.制作和放置餐桌标牌。根据最终参会人员名单制作会签表;仔细检查表签,防止遗漏、重复和错别字。根据《文明礼仪手册》等规范,合理安排与会人员在会场的座位。桌子摆放好后,要及时做好会场的座次表,打印出来放在会场,方便参考。

   10.组织和调度会议车辆。根据会议需要借用或租用车辆,并安排专人负责车辆调度,做好乘客的统计和清点,防止迟报和漏报。车辆较多时,应对车辆进行编号分组,便于调度。

   11.安排新闻报道。需要新闻报道的会议,提前联系宣传部或新闻单位,在会场安排新闻宣传员专用席位,协调衔接。

   12.分发会议材料。会议材料要登记造册,分发时要逐份登记,确保不漏一份。视情况可在会前通知参会单位(人员)提前派人领取,也可在会场签到时发放,或提前放在参会人员座位上。对于放在讲台上的材料,从头到尾核对顺序和页码,摆放整齐,确保不出错。对于涉密文件,要严格按照有关保密规定进行编号登记,并按照保密规定及时回收或提醒传阅保存,防止泄密。

   (3)实施分工

  起草会议计划。任务按计划分解后,要协调分工,明确责任人,明确各项任务完成时限,抓好分工落实,会议开始前要全面自查,确保万无一失。

  改进会议服务

  会议工作是指从会议报告开始到会议结束期间的工作2。会议无小事,周到细致的工作是做好会议服务的基本要求。社会服务工作复杂琐碎,情况不断变化,一定要注意细节,小心翼翼。

   (一)组织会议报到

  会议签到工作主要包括人员识别、签到登记、根据会议要求分发信息、提醒注意事项等。做到快速、准确、热情周到、耐心细致、井然有序。

   (2)搞好会议。

  签到

  安排专人打印签到表放置会场,提醒到会人员签到,并做好到会人员清点、登记工作,实时掌握人员到会情况,并视情况电话督促参会人员及时到会。会议开始后要统计汇总到会人数,登记迟到、缺席人员名单。

  (三)维护会场秩序

  会议召开期间,要安排专人现场值班,维护好会场内外秩序。一是实时监测会场音响、灯光等情况,发现问题及时解决。二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为,同时防止无关人员进入会场。三是提醒会场服务人员适时供应茶水。四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时,要采用合适方式灵活处理,努力减少对会议的干扰和影响。

  03 会后总结要实

  会后工作是会务工作的重要组成部分,是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。通过会后工作总结会务组织的经验、教训,推进会议精神的贯彻落实,以进一步优化会务工作机制,提升会议效果。

  (一)返程服务

  协调组织好参会人员会后服务,必要时协助联系交通工具或帮助订票,对个别因工作需要暂留的人员,在食宿方面要妥善安排。

  (二)材料归档

  会后要及时将会议方案、通知、简报、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全,按规定整理归档,以备查考。同时,要按照保密相关要求,对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。根据需要发布会议简报或信息、起草编发会议纪要,印发领导讲话等。

  (三)会后总结

  每次会议结束后,要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足。尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见、建议,为以后进一步改进会务工作提供借鉴。同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中,确保会议精神及时落实。

  做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外,还要求办会人员不断提升自身素质。

  一是统筹全局的意识。会务工作任务重、要求高、涉及面广,需要会务人员牢固树立全局意识,从全局的高度统筹协调好参会各部门、会务各环节的衔接和工作落实,谋划好每一细节,确保会务组织周到、高效、有序。

  二是灵活应变的能力。会务工作不可预期因素多,需要会务人员树立应变意识,提升应变能力,处变不惊、处变不乱,及时妥善处置好各种临时突发情况,保证会议圆满成功。

  三是认真负责的品质。会务工作琐细、繁重,涉及环节多,出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响,因此会务人员必须具有高度的责任心,充分发挥积极性和主动性,尽心尽责,搭台补位,把握好每一环节,做好每一细节,这样才能使会务有条不紊,顺利完成。


会议的工作流程包括哪几个阶段,会务工作分为哪几个阶段推荐阅读:

一般纳税人交增值税怎么做账,增值税的账务处理流程

全面预算管理的流程包括哪些基本环节,预算管理流程包括

注销个体工商户、税务登记证注销流程,个体户怎样注销税务登记

企业营业执照变更经营范围流程,经营范围变更公司章程也要变更吗

天津办理个人营业执照,天津市个体营业执照网上办理流程

自然人个税网上申报系统流程,企业个人所得税如何申报操作流程

企业注销登记程序,公司工商注销流程

成立公司需要哪些流程,创办企业的基本流程

2021年营业执照年检网上申报企业年报的详细填报流程,2021年工商营业执照网上

合伙企业注册条件和流程,注册有限合伙企业的流程


  • *免责声明:网站部分内容来源于网络,如果文章内容侵犯到您的合法权益,请联系我们,经核查后会立即删除。